Personvern

PERSONVERNERNERKLÆRING   

Når du sender inn en jobbsøknad eller oppretter en profil gjennom vår rekrutteringsløsning, gir du oss tilgang til personopplysninger om deg. Her kan du lese om hvilke opplysninger vi samler inn, hvordan vi bruker informasjonen og dine rettigheter knyttet til behandlingen av opplysningene.  

Når samler vi inn informasjon og hva slags opplysninger er det snakk om?  

Når du sender inn din jobbsøknad gjennom vår rekrutteringsløsning, ber vi deg oppgi enkelte personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. I tillegg samler vi inn søknad, CV og annen informasjon tilknyttet din utdanning og arbeidserfaring. Vi vil i enkelte tilfeller også lagre e-postkorrespondanse med deg dersom dette er relevant.  

Opplysningene samles inn når du registrerer din profil og oppdaterer profilen via «min side», eller når du sender søknad med vedlegg per e-post. Dersom du søker på stilling eller registrer profilen gjennom «Søk med LinkedIn»-funksjonen eller «Søk med jobreg»-funksjonen, vil systemet automatisk hente inn tilgjengelige opplysninger fra profilen din i denne tjenesten, og disse opplysningene blir da lagret på din profil.   

En del av rekrutteringsprosessen vil for enkelte typer stillinger innebære å gjennomgå ulike personlighets- og/eller evnetester. Vi benytter vurderingsverktøyet Ascend by Assessio. Når du tar en slik test vil systemet registrere og behandle personopplysninger som navn, e-postadresse, fødselsår, nasjonalitet, bostedsland, morsmål, høyeste nivå av fullført utdannelse, yrkesområde. I tillegg kan andre opplysninger du oppgir i testene være å anse som personopplysninger.   

Systemleverandøren setter cookies (informasjonskapsler) i nettleseren, som beskrevet under fanen "Informasjonskapsler". I tillegg innhenter systemleverandøren din IP-adresse slik at du som kandidat kan få oversikt over hvilke IP-adresser som har logget inn på din konto. Dette gjøres av sikkerhetsmessige hensyn.   

Dersom du sender inn søknad på vegne av en gruppe  

Dersom du sender inn en søknad på vegne av flere enn deg selv, for eksempel i forbindelse med søknad om bachelorprosjekt, vil vi samle inn personopplysninger om alle søkerne i gruppa. Gruppemedlemmene som ikke får informasjon om hvordan vi behandler deres personopplysninger via vår rekrutteringsløsning (Recruitment Manager), kan finne informasjon om dette i vår personvernerklæring.  

Hvordan brukes informasjonen?  

De opplysningene du oppgir i det elektroniske søknadsskjemaet, søknad, CV, andre vedlegg, og eventuelt senere i rekrutteringsprosessen, brukes av oss for at vi skal kunne ta stilling til deg som kandidat til en stilling vi har utlyst. Vi benytter opplysningene til å vurdere dine kvalifikasjoner, kommunisere med deg, gjennomføre eventuelle intervju, kontakte referanser, og eventuelt etablere et ansettelsesforhold. I tillegg fører vi en oversikt over alle kandidater som søker på stillinger hos oss.  

Hvem har tilgang til opplysningene om deg?  

Personopplysningene dine kan gjennomgås av personer i Intility AS og/eller våre datterselskaper som behøver tilgang til opplysningene for å kunne vurdere din søknad. Dette gjelder særlig HR-personell og ledere, men kan også være annet personell.  

Opplysningene du oppgir blir uansett behandlet som konfidensielle, og vil bare være tilgjengelige for et begrenset antall personer med brukernavn og passord, og kun for de formål som er nevnt ovenfor.  

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene?  

Vi lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å fullføre rekrutteringsprosessen (i inntil et år), mindre annet følger av lov. Opplysningene slettes uansett innen et år etter datoen for når du søkte, med mindre du aktivt går inn på din profil og setter automatisk sletting til lengre enn ett år. Dersom du ender opp med å bli ansatt hos oss, vil opplysningene bli overført til Intilitys HR-system og følge våre interne retningslinjer for behandling av ansattes personopplysninger. 

Dine rettigheter  

Du har rett til innsyn i de opplysningene Intility har registrert om deg. Du kan også kreve retting og sletting av opplysningene i samsvar med gjeldende lovgivning.  

I «Din profil» kan du når som helst endre eller slette den informasjonen du har lagt inn i systemet. Du kan også slette din egen profil fra systemet. Vi gjør oppmerksom på at vi fremdeles kan ha personopplysninger om deg lagret selv om du har slettet din profil.  

Personopplysningene behandles på grunnlag av ditt samtykke. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket, og vi vil da sørge for at opplysningene slettes. Ta kontakt med vår Talent Management avdeling dersom du ønsker å trekke tilbake samtykket: talentmanagement@intility.no 

Behandlingsansvarlig og databehandlere  

Intility AS er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene du oppgir i søknadsprosessen (behandlingsansvarlig), enten alene eller sammen med våre datterselskaper. Intility AS’ organisasjonsnummer er 981 967 070.   

Recruitment Manager AS er leverandør av rekrutteringsløsningen, og er ansvarlig for utvikling, drift og vedlikehold av systemet hvor personopplysningene dine ligger (databehandler). Det foreligger en egen databehandleravtale mellom Intility AS og Recruitment Manager AS som regulerer hvilken informasjon Recruitment Manager AS har tilgang til og hvordan informasjonen skal behandles. Databehandleravtalen regulerer også hvilke underleverandører Recruitment Manager AS kan benytte til å utføre databehandleroppgaver på vegne av seg.  

Asessio Norge AS er leverandør av vurderingsverktøyet Ascend, som samler inn og systematiserer data fra kandidater på vegne av Intility (for eksempel testscorer fra personlighets- og evnetest). Asessio er derfor Intilitys databehandler, og det foreligger en egen databehandleravtale mellom Intility AS og Assessio som regulerer hvilken informasjon Assessio skal behandle og hva de kan gjøre med denne. Databehandleravtalen regulerer også hvilke underleverandører Assessio kan benytte til å utføre databehandleroppgaver på vegne av seg.  

Henvendelser  

Dersom du ønsker mer informasjon om Intilitys behandling av personopplysninger, ta kontakt med:  

Intility AS  

Att: Legal & Compliance  

Schweigaards gate 39  

0191 Oslo  

E-post: compliance@intility.no  

Telefon: +47 24 10 33 00